Совместное редактирование электронных таблиц
В онлайн-редакторе электронных таблиц вы можете работать над электронной таблицей совместно с другими пользователями. Эта возможность включает в себя следующее:
- одновременный многопользовательский доступ к редактируемой электронной таблице
- визуальная индикация ячеек, которые редактируются другими пользователями
- синхронизация изменений одним нажатием кнопки
- чат для обмена идеями по поводу отдельных частей электронной таблицы
- комментарии, содержащие описание задачи или проблемы, которую необходимо решить
Совместное редактирование
В редакторе электронных таблиц можно выбрать один из двух доступных режимов совместного редактирования. Быстрый используется по умолчанию, в нем изменения, вносимые другими пользователями, отображаются в реальном времени. Строгий режим позволяет скрывать изменения, внесенные другими пользователями, до тех пор, пока вы не нажмете значок Сохранить , чтобы сохранить ваши изменения и принять изменения, внесенные другими. Режим можно выбрать в Дополнительных настройках.
Когда электронную таблицу редактируют одновременно несколько пользователей в Строгом режиме, редактируемые ячейки, а также ярлычок листа, на котором находятся эти ячейки, помечаются пунктирными линиями разных цветов. При наведении курсора мыши на одну из редактируемых ячеек отображается имя того пользователя, который в данный момент ее редактирует. В Быстром режиме действия и имена участников совместного редактирования отображаются непосредственно в процессе редактирования.
Количество пользователей, которые в данный момент работают над текущей электронной таблицей, отображается в правом нижнем углу в строке состояния - . Чтобы увидеть, кто именно редактирует файл в настоящий момент, можно открыть панель Чата с полным списком пользователей.
Если файл не просматривают или не редактируют другие пользователи, значок в строке состояния будет выглядеть следующим образом: , с его помощью можно непосредственно из документа управлять пользователями, имеющими доступ к файлу: приглашать новых пользователей, предоставляя им полный доступ или доступ только для чтения, или запрещать доступ к файлу для некоторых пользователей. Нажмите на этот значок для управления доступом к файлу; это можно сделать и в отсутствие других пользователей, которые просматривают или совместно редактируют документ в настоящий момент, и при наличии других пользователей, когда значок выглядит так:
.
Как только один из пользователей сохранит свои изменения, нажав на значок , все остальные увидят в левом верхнем углу примечание, которое сообщает о наличии обновлений. Чтобы сохранить внесенные вами изменения и сделать их доступными для других пользователей, а также получить обновления, сохраненные другими пользователями, нажмите на значок
в левом верхнем углу верхней панели инструментов.
Чат
Этот инструмент можно использовать для оперативного согласования процесса совместного редактирования, например, для того, чтобы договориться с другими участниками, кто и что должен делать, какой абзац вы собираетесь сейчас отредактировать и т.д.
Сообщения в чате хранятся только в течение одной сессии. Для обсуждения содержания документа лучше использовать комментарии, которые хранятся до тех пор, пока вы не решите их удалить.
Чтобы войти в чат и оставить сообщение для других пользователей:
- нажмите на значок
на левой боковой панели,
- введите текст в соответствующем поле ниже,
- нажмите кнопку Отправить.
Все сообщения, оставленные пользователями, будут отображаться на панели слева. Если есть новые сообщения, которые Вы еще не прочитали, значок чата будет выглядеть так - .
Чтобы закрыть панель с сообщениями чата, нажмите на значок еще раз.
Комментарии
Чтобы оставить комментарий:
- выделите ячейку, в которой, по Вашему мнению, содержится какая-то ошибка или проблема,
-
используйте значок
на левой боковой панели, чтобы открыть панель Комментарии, и нажмите на ссылку Добавить комментарий к документу или
щелкните правой кнопкой мыши внутри выделенной ячейки и выберите в меню команду Добавить комментарий, - введите нужный текст,
- нажмите кнопку Добавить.
Комментарий появится на панели слева. В правом верхнем углу ячейки, к которой Вы добавили комментарий, появится оранжевый треугольник. Если требуется отключить эту функцию, нажмите на значок , выберите опцию Дополнительные параметры... и снимите флажок Включить отображение комментариев в тексте. В этом случае ячейки, к которым добавлены комментарии, будут помечаться, только если Вы нажмете на значок
.
Для просмотра комментария щелкните по ячейке. Вы или любой другой пользователь можете ответить на добавленный комментарий, чтобы дать ответ на вопросы или отчитаться о проделанной работе. Для этого надо нажать на ссылку Добавить ответ.
Вы можете управлять добавленными комментариями следующим образом:
- отредактировать их, нажав значок
,
- удалить их, нажав значок
,
- закрыть обсуждение, нажав на значок
, если задача или проблема, обозначенная в комментарии, решена; после этого обсуждение, которое Вы открыли своим комментарием, приобретет статус решенного. Чтобы вновь его открыть, нажмите на значок
. Если Вы хотите скрыть решенные комментарии, нажмите на значок
, выберите опцию Дополнительные параметры... и снимите флажок Включить отображение решенных комментариев. В этом случае решенные комментарии будут подсвечиваться, только когда Вы нажмете на значок
.
Если Вы используете Строгий режим совместного редактирования, новые комментарии, добавленные другими пользователями, станут видимыми только после того, как Вы нажмете на значок в левом верхнем углу верхней панели инструментов.
Чтобы закрыть панель с комментариями, нажмите на значок еще раз.